Soluciones

¿Qué es una VídeoActa?

VídeoActa es un sistema de gestión de actas municipales desarrollado por Ambiser que permite la elaboración de las actas de los plenos municipales rápidamente. La solución de Ambiser se basa en la integración de los vídeos de los plenos municipales con con el documento electrónico que contiene el orden del día del pleno, todo firmado electrónicamente con el certificado digital o el DNI electrónico del Secretario de la Entidad para dar fe legal del acto. Al conjunto formado por ambos elementos vídeo y documento lo hemos bautizado en Ambiser como VídeoActa.

La grabación del pleno municipal se puede hacer de diferentes maneras:
grabación mediante los medios audio-visuales que posea la propia Entidad Local
grabación realizada por un agente externo, TV local o productora contratada a tal efecto
grabación realizada mediante el sistema de retransmisión de Ambiser

Una vez que se dispone de la grabación, con una sencilla interfaz de usuario el sistema permite marcar los momentos de la grabación donde comienza cada punto del orden del día del pleno, lo que permite la generación automática y la integración entre el vídeo del pleno y el acta del mismo.
A continuación, el Secretario del Ayuntamiento, mediante su certificado digital o su DNI electrónico, firma el VídeoActa (vídeo del pleno y el documento electrónico con el orden del día del pleno). Este conjunto de elementos, se almacenan en un gestor documental y se puede publicar en el portal municipal para su consulta por ciudadanos, empresas, medios de comunicación, etc.

El sistema de retransmisión de eventos de Ambiser también permite la retransmisión en directo a través de Internet de cualquier evento, incluido el pleno municipal.

El documento electrónico del pleno municipal (en adelante mini-acta) no es sino un acta tradicional, en formato electrónico, donde el contenido del contenido se reduce a los diferentes puntos del orden del día y si se quiere a las decisiones y/o acuerdos que se han tomado en cada punto del orden del día. Las mini-actas no recogen la discusión política que se produce en torno a cada punto del orden del día, sino que éstas se referencian al punto apropiado del vídeo que contiene la grabación del pleno. De esta forma, la elaboración del acta por parte de Secretaría se reduce a transcribir las decisiones/acuerdos tomados en cada punto del orden del día, y a la firma electrónicamente, por parte del Secretario, del vídeo y del mini-acta haciendo uso del certificado digital o el DNI electrónico del Secretario del Ayuntamiento.

¿Cómo se elabora el acta del pleno?
Para la elaboración del acta del pleno se siguen los siguientes pasos:
1.Se elabora el orden del punto del día en un sencillo formulario web.
2.Se graba el vídeo del pleno municipal.
3.Se enlaza cada punto del orden del día con el momento exacto del vídeo donde comienza cada punto.
4.El orden del día se complementa con las decisiones y acuerdos tomados en cada punto.
5.El Secretario firma electrónicamente el vídeo y el mini-acta (VídeoActa).
6.Se publica en el portal de las actas municipales.

Beneficiarios

• Secretarios: optimización del esfuerzo de elaboración de actas.
• Departamentos de prensa: permite organizar los contenidos audiovisuales de los plenos y facilitar el acceso a los mismos a la prensa.
• Ciudadanos y empresas: acceso a los contenidos de las decisiones municipales de su Ayuntamiento.
• Nuevas Tecnologías: ofrece nuevos servicios de Sociedad de la Información a los Ciudadanos.